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Ist die Angabe einer Zahlungsfrist erforderlich? Und was passiert, wenn keine Zahlungsfrist angegeben wurde? Hier erfahren Sie alles notwendige über die Zahlungsfrist auf einer Rechnung.

Manche Geschäftsleute geben auf ihrer Rechnung grundsätzlich keine Zahlungsfrist an, aus Sorge, dass es unhöflich wirken könnte. Doch damit verzichten sie auf eine wichtige Möglichkeit, dem Kunden klarzumachen, wann er sich im Zahlungsverzug befindet  - unabhängig davon, ob es sich um die gesetzliche Frist von 30 Tagen oder ein individuell vereinbartes Ziel handelt. Denn eine unklare Zahlungsfrist kann bei einem Kunden tatsächlich Verwirrung oder Unzufriedenheit verursachen.

Auch für Sie selbst ist es einfacher, den Überblick über offene und überfällige Rechnungen zu behalten, wenn Sie auf jeder Rechnung eine Zahlungsfrist angeben. Grundsätzlich sollten daher alle Zahlungsbedingungen - einschließlich der Frist oder des Ziels - dem Kunden klar und übersichtlich mitgeteilt werden. Die Rechnung ist dafür der beste Ort, d.h. 

eine Rechnung sollte immer eine Frist oder ein Zahlungsziel enthalten!

Gesetzliche Zahlungsfrist

Eine Rechnung ist grundsätzlich sofort fällig. Die gesetzliche Frist gewährt laut §286 BGB dem Kunden jedoch 30 Tage Zeit, um eine Rechnung zu begleichen. Erst danach befindet er sich im Zahlungsverzug.

Wichtig ist zu wissen: Die 30-Tage-Frist gilt automatisch, auch ohne besondere Erwähnung, wenn folgende zwei Bedingungen erfüllt sind:

• Wenn nichts anderes zwischen Ihnen und Ihrem Kunden vereinbart ist
• Und Ihr Kunde ebenfalls ein Unternehmen ist (B2B).

Im B2C Bereich (also wenn Ihr Kunde eine Privatperson ist), muss auf die 30-tägige Frist explizit auf der Rechnung hingewiesen werden.

Individuelles Zahlungsziel

Neben dem gesetzlichen Zahlungsziel kann man grundsätzlich auch individuelle Zahlungsziele vereinbaren, die vom gesetzlichen Zahlungsziel abweicht. Sie haben wahrscheinlich schon den Hinweis auf Rechnungen gesehen, dass die “Zahlung innerhalb von 14 Tagen fällig” ist oder dass Sie “jetzt kaufen und in 3 Monaten bezahlen” können. Mit individuell vereinbarte Zahlungszielen wie z.B. “Zahlung innerhalb von 14 Tagen” kann man eine Zahlung früher einfordern oder dem Kunden eine längere Frist gewähren. Eine individuelle Frist kann also kürzer oder länger als gesetzliche Frist von 30 Tagen sein.

1. Kürzer als Gesetzliche Frist

Es ist wichtig, dass eine solche Vereinbarung zwischen Ihnen und Ihrem Kunden einvernehmlich getroffen wird, beispielsweise durch einen Vertrag oder Ihre Allgemeinen Geschäftsbedingungen. Es ist nicht zulässig, einfach eine beliebige kürzere Frist anzugeben, die von der gesetzlichen abweicht - diese wäre ungültig.
 

2. Länger als Gesetzliche Frist

Wenn Sie eine längere Frist festlegen möchten, als die gesetzliche Frist vorsieht, ist dies einfacher möglich. Natürlich können Sie auch in diesem Fall die Frist in Ihren AGB regeln oder durch einen individuellen Vertrag mit dem Kunden vereinbaren. Da Sie dem Kunden mit einer längeren Frist jedoch einen Vorteil gewähren, genügt es, die Frist einfach auf der Rechnung anzugeben, beispielsweise mit dem Hinweis: „Zahlbar innerhalb von 90 Tagen”.

Welches Zahlungsziel ist sinnvoll?

Das Zahlungsziel beginnt erst mit der Zustellung der Rechnung. Auf dem Postweg kann dies also schon mal 1-3 Tage dauern, bis die Rechnung zugestellt ist. Hinzu kommt die Dauer der Überweisung: Manche Banken benötigen bis zu 3 Werktagen, bis das Geld von einem auf das andere Konto transferiert worden ist. Daher ist es sinnvoll, dem Kunden eine angemessene Frist zur Zahlung einer Rechnung zu gewähren. Diese liegt normalerweise zwischen 3 und 30 Tagen. 

Was tun bei Zahlungsverzug?

Wenn die Zahlungsffrist verstrichen ist, der Kunde aber noch nicht bezahlt hat, dann wird es Zeit für eine freundliche Zahlungserinnerung oder Mahnung.

Der übliche Ablauf ist wie folgt:

Zahlungserinnerung
1. Mahnung
2. Mahnung
3. Mahnung

Die Zahlungserinnerung ist jedoch nicht unbedingt erforderlich. Anstelle der Zahlungserinnerung können Sie auch direkt mit der ersten Mahnung beginnen - je nachdem, welches Verhältnis Sie zum jeweiligen Kunden haben..

Ab wann gilt die Zahlungsfrist?

Die Frist beginnt mit dem Erhalt der Rechnung durch Ihren Kunden. Beim Postversand wird üblicherweise eine Zustelldauer von maximal drei Werktagen angenommen, da reguläre Briefe nicht genau nachverfolgbar sind.

Bei Rechnungen per E-Mail tritt dieses Problem nicht auf, da sie innerhalb weniger Sekunden beim Kunden eintreffen. Um sicherzustellen, dass Ihre E-Mail nicht im Spam landet oder übersehen wird, können Sie eine Lesebestätigung anfordern oder die Rechnung mit einem Rechnungsprogramm erstellen.

Automatische Zahlungsfristen dank Rechnungsprogramm AZURO

Damit Sie den Überblick über alle Fristen und offenen Rechnungen nicht verlieren, ist es ratsam, ein Rechnungsprogramm wie AZURO einzusetzen. 

Mit einem Rechnungsprogramm wie AZURO können Sie:

• Die jeweils vereinbarte Frist für jeden Kunden separat speichern
• Rechnungen in Sekundenschnelle erstellen und versenden
• Den Überblick über offene und überfällige Rechnungen behalten
• Eine Zahlungserinnerung oder Mahnung erstellen und senden

Mit einem Rechnungsprogramm sparen Sie also nicht nur wertvolle Zeit bei der Verwaltung von Fristen. Und darüber hinaus auch Geld - denn jede unbezahlte Rechnung ist auch ein Verlust für Ihr Unternehmen.